Снимка: iStock

Трябва ли да проверявате имейла си на почивка или да се сблъскате с цунами от съобщения, след като се върнете в офиса?

За работниците, които воюват с пощенските си кутии, нито едно от двете не е чудесен вариант.

Ето защо много хора избират нещо по средата. Но дори следенето на електронната поща на почивка „почти винаги е лош ход“, каза Закари Уайнър, главен изпълнителен директор на маркетинговата компания Emerging Insider Communications.

„След като кутията на Пандора е отворена, обикновено се оказва, че трябва да реагирате, да гасите пожари, неволно да прекарвате часове и часове време“, каза той.

И все пак около 84% от служителите го правят, а повече от 70% преглеждат съобщения от три или повече платформи – като Teams, Slack и WhatsApp – каза консултантът по баланс между работа и личен живот Джо Робинсън.

„Всички са кучета, които гребят там в тази приливна вълна“, каза той. „Правим всичко погрешно. Ето защо всички са толкова изтощени.

„Интервенция по имейл“

Робинсън стартира „Кампания за намеса по имейл“ по-рано този месец, за да се справи с проблеми като „паника от ваканционни имейли“, каза той пред CNBC Travel.

Според проучване сред работници, проведено от него през април:

25% са пропуснали ваканция, за да избегнат натрупването на имейли, когато се върнат в офиса

34% са съкратили ваканциите по същата причина

87% подкрепят политиката на компанията за прекъсване на връзката след работа, освен при спешни случаи

Една компания, която го прави правилно, е Mercedes-Benz Group, която позволява на служителите автоматично да изтриват входящите имейл съобщения, докато са на почивка, каза той. (Съобщенията за извън офиса предупреждават подателите, че съобщенията също са изтрити.)

Според Робинсън 95% от анкетираните са заявили, че биха подкрепили подобна политика в своите компании.

Робинсън съветва компаниите да създадат определени политики за имейли, в идеалния случай такива, които дават на работниците разрешение да не проверяват имейлите си на почивка.

Гейтс Литъл, главен изпълнителен директор на базирания в САЩ кредитор altLine Sobanco, се съгласи, добавяйки, че лидерството трябва да даде пример.

„Ако вашият шеф винаги отговаря на имейли, докато е навън, не мислите ли, че се очаква да правите същото?“ той каза. „Докато шеф, който проповядва баланс между работа и личен живот, ще даде пример, като не отговаря на имейли, докато те не се върнат“.

Започнете преди ваканцията

1. Поставете датите на вашия автоматичен отговор „Извън офиса“.

Задайте автоматичен отговор с хронологията на ваканцията си и данните за контакт на колега за спешни имейли – но го включете няколко дни преди и след датите на отпуск.

„Когато разширите вашия автоматичен отговор на OOO, за да обхванете дните преди и след ваканцията, можете да се насладите на времето си, чувствайки се по-малко стресирани“, каза Шон Плъмър, основател и главен изпълнителен директор на финансовата и застрахователна агенция The Annuity Expert.

2. Изберете „партньор по имейл“

„Партньорът за електронна поща“ решава два проблема, каза Джак Ъндърууд, главен изпълнителен директор на компанията за софтуер за доставка Circuit. Можете да си тръгнете със спокойствие и да избегнете „безкрайно натрупване на имейли за ровене“ след завръщането си.

Джо Робинсън съветва „партньорите“ да се справят само с спешните имейли, за да избегнат претоварването им. А Weiner от Emerging Insider препоръчва да инструктирате вашия „партньор“ да изпраща текстови съобщения – не имейл – за обсъждане на спешни въпроси.

3. Задайте филтри

Станислав Хилобоченко, вицепрезидент на компанията за обслужване на клиенти Clario, използва филтри, за да разграничи спешните имейли от неуместните. Той каза: „Настроих възможно най-много филтри, така че имейлите, които пристигат, докато ме няма, вече са сортирани по приоритет“.

Ким Рорер, главен партньор в компанията за човешки ресурси Oyster, каза, че е открила най-добрия си имейл професионален съвет по време на 24-дневния си меден месец през 2011 г.

Тя настройва два филтъра:

Изпратете цялата поща в архива и маркирайте като прочетена

Изпращайте цялата поща с „ПРОЧЕТИ МЕ“ в темата в специална папка „ПРОЧЕТИ МЕ“.

Чрез автоматичен отговор тя уведомява подателите, че архивира всички имейли по време на ваканционните си дати. Тя препраща спешни имейли към колега, но моли неспешните имейли „които бихте искали да прочета [...] след като се върна“ да й бъдат изпратени повторно с „ПРОЧЕТИ МЕ“ в реда за тема.

„Веднъж проверих и бях получила над 3000 имейла след двуседмична ваканция, но имах само четири имейла в моята папка „Прочетете по-късно“, каза тя пред CNBC Travel, което „просто показва колко много фалшивата спешност влияе върху нашите натоварвания“.

4. Заглушаване на известията

За да настроите работата, заглушете известията по имейл и системите за съобщения, каза Кристи Пирц, главен маркетинг директор на компанията за добавки Paradigm Peptides.

„Направи си услугата“, каза тя. „Заглушете на приложенията си“.

Но редакторът на пътешествията Mrigaa Sethi отива крачка по-далеч. „Изтрийте приложенията! Имейл, Slack, Teams … бъдете абсолютни. Не оставяйте вратата полуотворена.

Те казаха, че разбират желанието да проверяват имейлите си ежедневно, за да предотвратят натрупването на имейли, но „Познавам себе си достатъчно добре, че дори и най-малката новина ще накара мозъка ми да се развихри“.

Укротяване на имейл на почивка

Ако не можете да се откъснете от входящата си поща, следвайте тези съвети, за да сведете до минимум времето за имейл:

1. Задайте определени часове

Дейвид Ли, главен изпълнителен директор на листнатата на Nasdaq технологична компания Iveda, каза, че проверява имейлите си всеки ден на почивка.

„Независимо дали съм във ваканция или не, опитвам се да остана дисциплиниран, като отделям определено време“, каза той.

Джонатан Захариас, основател на агенцията за дигитален маркетинг GR0, предлага да се прави „бърза проверка само веднъж на ден“.

А Андрю Майер, основател и главен изпълнителен директор на консултанта по цифрова енергия Arbor, препоръчва да избирате или рано сутрин, или късно вечер, „за да не пропуснете никакви дейности през деня“.

2. Не отговаряйте (ако не е нужно)

Имейлите се разпространяват като зайци, каза Джо Робинсън. Средно всеки изпратен имейл задейства още пет съобщения и всеки отнема три минути от вашето време, каза той.

„Спестявате си 18 минути с всеки имейл, който не изпратите“, каза той.

И спрете да изпращате редови имейли, като „благодаря“ и „разбрах“, каза той. „Хората все още трябва да го отворят“.

За Брайън Лий, основател и главен изпълнителен директор на компанията за технологични спортни карти Arena Club, липсата на отговор на имейли, докато е на почивка, поставя ясна граница. „Хората ще уважават времето ви повече“, каза той.

Леко се върнете в офиса

Дениз Хемке, главен продуктов директор в компанията за проверка на служителите Checkr, каза, че нейната компания отделя време, за да навакса имейл след ваканции.

„Молим нашите служители да прекарат няколко дни, като се съсредоточат единствено върху имейлите си, преди да се върнат в хода на нещата“, каза тя. „Това им помага да се хванат бързо и ефикасно, без да се чувстват претоварени с препълнена входяща кутия, когато се върнат на работа.“

Брайън Бинке, главен изпълнителен директор на компанията за набиране на персонал The Birmingham Group, каза, че неговата компания отделя време за служителите да наваксат имейлите и след пътувания.

„Искаме нашите хора да се отпуснат колкото е възможно повече, когато са на почивка“, каза той.

Още по темата:

Защо хората се отказват от онлайн резервациите през 2023 г.?

Защо повече компании казват на пътниците „не“ в наши дни?